MATA KULIAH
KESEKRETARIATAN
Oleh :
Anastasia
D.A. (02)
Claudia
Intan P. (07)
Emilia
Indraswari (13)
Femy
Marthawidjaja (14)
KELAS 1A MANDARIN/D3
JURUSAN ADMINISTRASI
NIAGA
POLITEKNIK NEGERI
MALANG
2013
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur
kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan limpahan
rahmat-Nya maka kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu.
Berikut ini penulis mempersembahkan sebuah makalah dengan judul "Tugas Sekretaris Dalam Rapat", yang mmenurut saya dapat memberikan manfaat yang besar bagi kita untuk mempelajari tentang tugas sekretaris dalam rapat.
Melalui kata pengantar ini penulis lebih dahulu meminta maaf dan memohon permakluman bila mana isi makalah ini ada kekurangan dan ada tulisan kami yang kurang tepat dan menyinggung pembaca.
Dengan ini kami mempersembahkan makalah ini dengan penuh rasa terima kasih dan semoga Allah SWT memberkahi makalah ini sehingga dapat memberikan manfaat.
Malang, 07 November 2012
Penulis
DAFTAR ISI
Kata
Pengantar................................................................................................................ 2
Daftar
Isi......................................................................................................................... 3
Bab
I Pendahuluan
1.1 Latar
Belakang.............................................................................................. 4
1.2 Rumusan
Masalah......................................................................................... 4
1.3 Tujuan............................................................................................................ 4
Bab
II Landasan Teori.................................................................................................... 5
Bab
III Pembahasan
A. Pengertian
Rapat........................................................................................... 6
B. Tujuan
Rapat................................................................................................. 6
C. Unsur-Unsur
Rapat....................................................................................... 6
D. Jenis-Jenis
Rapat........................................................................................... 6
E.
Tugas Sekretaris Dalam Rapat (Sebelum, saat, dan
sesudah rapat).............. 7
Bab
IV Penutup............................................................................................................ 12
Daftar
Pustaka............................................................................................................... 13
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Profesi
sekretaris sudah dikenal dalam dunia usaha disetiap perkantoran sekretaris
sangat dibutuhkan untuk menangani arsip, urusan skeduling, surat menyurat,
urusan administrasi kantor sampai urusan pribadi pimpinan. Sekretaris
haruslah profesional dimana mereka mampu berperan sebagai asisten bagian
administrasi, sekretaris eksekutif ataupun manajer kantor karena mereka
memiliki keterampilan yang prima dan juga berorientasi global daripada fokus
pada tugas kerja rutin yang telah ditetapkan. Selain memiliki keterampilan
dasar yang sempurna (skill) para pimpinan menginginkan sekretarisnya memiliki
pengetahuan yang luas dan kreatif serta memiliki pemahaman yang tepat akan
pekerjaannya. Dalam hal ini sekretaris dituntut untuk cekatan dalam menjalankan
tugas – tugasnya. Ini yang menarik perhatian saya untuk menggali tugas – tugas
sekretaris lebih dalam lagi, agar dapat dipelajari lebih lanjut,dan menjadi
ilmu tambahan dalam mata kuliah kesekretariatan. Karena menjadi sekretaris
profesional itu tidak mudah maka saya mencoba memaparkan tugas – tugas
sekretaris khususnya dalam menyiapkan rapat, karena rapat merupakan kegitan
penting dan selalu ada pada semua organisasi , baik rapat internal maupun
eksternal. Maka seorang sekretaris hrus memiliki kecakapan dalam menyiapkan
rapat dan membuat notulen.
1.2 Rumusan
Masalah
·
Apa pengertian rapat ?
·
Apa tujuan dari rapat ?
·
Apa saja unsur-unsur rapat ?
·
Apa saja jenis rapat ?
·
Apa sajakah tugas sekretaris dalam rapat
(sebelum, saat, dan sesudah rapat) ?
1.3 Tujuan
·
Untuk mengetahui pengertian rapat
·
Untuk mengetahui tujuan dari rapat
·
Untuk mengetahui unsur-unsur rapat
·
Untuk mengetahui apa saja jenis-jenis rapat
·
Untuk mengetahui tugas sekretaris dalam rapat
(sebelum, saat, dan sesudah rapat
BAB II
LANDASAN TEORI
Rapat (conference atau meeting) merupakan
alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting,
diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah
untuk mendapatkan mufakat melalui
musyawarah untuk pengambilan keputusan.
Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat
berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi
dapat dirumuskan.
Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut
beberapa ahli:
1. Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat
merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
2. Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan
beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis:
a. Rapat,
merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang
sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
b. Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan
mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c. Rapat juga merupakan media pengambilan
keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
d. Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah
komunikasi kelompok secara resmi.
e. Rapat, adalah pertemuan antara para anggota
di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
f. Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa
rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas
hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.
BAB III
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Rapat
Merupakan suatu
pembahasan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah. Pertemuan
yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan
cara yang akan ditempuh. Kegiatan yang sudah terperinci agendanya dalam
kerangka pembahasan masalah yang dihadapi hingga pemutusan jalan keluar yang
akan dihadapi dan lain sebagainya.
B.
Tujuan Rapat
·
untuk
memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
·
untuk menyampaikan
informasi, perintah atau pernyataan
·
sebagai
alat koordinasi antarintern atau antarekstern
·
agar
peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi
·
mempersiapkan
suatu acara atau kegiatan
·
menampung
semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)
C.
Unsur-Unsur Rapat
Rapat
yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya
:
1. Tujuan rapat.
2. Masalah yang dirapatkan.
3. Pemimpin rapat.
4. Peserta rapat.
5. Media rapat.
6. Notulis atau sekretaris.
D.
Jenis-Jenis Rapat
1. Berdasarkan Tujuan
:
·
rapat
penjelasan
·
rapat
pemecahan masalah
·
rapat
perundingan
2. Berdasarkan Sifat
·
rapat
formal
·
rapat
informal
·
rapat
terbuka
·
rapat
tertutup
3. Berdasarkan Waktu
·
rapat
mingguan
·
rapat
bulanan
·
rapat
semester
·
rapat
tahunan
4. Berdasarkan
Frekuensi
·
rapat
rutin
·
rapat
insidental
5. Berdasarkan Nama
·
rapat
kerja
·
rapat
dinas
·
musyawarah
kerja
E.
Tugas Sekretaris Dalam Rapat
1.
Sebelum
Rapat
·
Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat
adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam
suatu rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan
diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya
terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara
sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
·
Menentukan peserta rapat
Dari agenda
rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.
Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang,
kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan
atau pengurangan peserta rapat.
·
Menentukan jam rapat
Yang perlu
diperhatikan dalam penentuan jam rapat adalah sebagai berikut:
o Waktu
pagi hari akan lebih baik, karena:
Ø
Peserta rapat masih segar dan bersemangat
Ø
Peserta rapat belum terganggu dan terbebani
masalah-masalah yang timbul pada hari tersebut.
o Bila
rapat terpaksa dilakukan pada waktu sore, maka sedapat mungkin jangan terlalu
malam, karena;
Ø
Waktu rapat akan tergesa-gesa
Ø
Penyelesaian rapat dapat tertunda
Ø
Peserta rapat akan cemas pulang terlalu malam
dan rasa cemas ini dapat terbawa dalam rapat.
Ø
Sedapat mungkin jangan pada jam makan atau jam
beribadah.
·
Membuat undangan rapat
Surat undangan
merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang
untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu
tertentuWaktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari
penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan
memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan
waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan
untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris
harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga
mengirimnya.
·
Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam
daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas
selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang
datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan
seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat
dan sebagai dokumentasi.
·
Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan
rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
o Agenda
rapat
o Notula/hasil
rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat
sebelumnya)
o Bahan-bahan
yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya)
o Bahan-bahan tersebut disatukan dalam
sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu
rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang,
maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan,
agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
·
Mempersiapkan
peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan
persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :
o White
board lengkap dengan spidol dan penghapus.
o Flip
chart lengkap dengan spidolnya.
o LCD
Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
o Sound
system lengkap dengan mikroponnya.
o Map
atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
o Block
note denagn bolpointnya.
o Name
tag untuk peserta.
o Laptop
atau computer.
Dalam
mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar
kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah
barang yang dibutuhkan.
·
Mempersiapkan ruang rapat
Sekretaris harus memastikan
terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah
peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di
kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat
di kantor, rapat dapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila
rapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus
memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang
harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai
berikut :
o Cahaya
penerangan
Bila ruangan
tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan
cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah
datangnya sinar matahari tersebut.
o Ventilasi
udara
Usahakan agar
udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
o Pengaturan
tempat duduk
Pengaturan
tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada
beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a.Gaya
klasikal/kelas
Gaya
klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan
tempat duduk gaya klasikal/kelas.
b.Gaya
konferensi
Gaya konferensi
dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat
team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi.
c.Gaya huruf U
Pengaturan
tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini
pengaturan tempat duduk gaya huruf U.
d.Gaya workshop
Pengaturan
tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut
ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .
o Konsumsi
Konsumsi rapat
berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus
disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika
pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus
diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti
rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai
berikut :
1. Disajikan sebelum peserta rapat
dududk.
2. Disajikan selama rapat
berlangsung.
3. Disajikan pada waktu istirahat
dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan secara kombinasi.
Pada awal rapat
telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri
makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
·
Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H -
1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala
sesuatunya telah siap untuk dipergunakan.
2.
Saat Rapat
·
Mulailah pada waktu yang ditentukan
Jangan biarkan
orang-orang duduk menunggu orang yang terlambat datang. Mulailah pertemuan anda
tepat pada waktunya. Orang yang datang terlambat harus belajar untuk datang
tepat waktu atau mereka tidak akan mendapat kesempatan untuk memberikan
kontribusinya.
·
Jelaskan agenda
Jelaskan maksud
pertemuan itu dan sebutkan agendanya secara singkat, dengan menjelaskan segala
hal yang masih ada keraguan. Kemudian tangani agendanya satu per satu.
·
Cegah penyimpangan masalah
Meskipun anda
harus memberi waktu yang cukup untuk membahas setiap pokok masalah pada agenda,
anda harus mencegah adanya penyimpangan dari masalah. Kendalikan rapat dengan
berpindah dari satu pokok masalah ke pokok masalah berikutnya. Tentukan apakah
anda akan diatur oleh waktu atau meneruskan diskusi sampai tercapainya
kesepakatan.
·
Buat ringkasan secara tetap
Ringkaskan hasil
dan keputusan secara teratur sewaktu rapat berlangsung sehingga semua orang
sepenuhnya mengetahui keputusan yang dibuat dan kemajuan yang dicapai.
·
Membicarakan masalah lain
Setelah semua
agenda yang ditentukan telah ditangani, tanyakan apakah masih ada masalah lain
dan bahaslah topik yang timbul itu.
·
Pastikan ada tindak lanjut
Delegasikan
tanggung jawab dan batas waktu kepada orang-orang untuk tindak lanjut yang
diperlukan sebagai hasil dari keputusan yang diambil oleh rapat.
·
Selesaikan rapat pada waktunya
Pastikan bahwa
anda menyelesaikan rapat pada waktunya. Urusan yang belum terselesaikan dapat
ditangani pada rapat lain. Usahakan agar semua agenda diliputi dalam batas
waktu yang ditentukan.
·
Bagikan risalah rapat secepatnya
Bagikan risalah
rapat sesegera mungkin . Juga beritahu orang lain secepat mungkin mengenai
keputusan yang ada pengaruhnya terhadap mereka.
3.
Setelah Rapat
·
Buat risalah yang baik
Atau dapat
direkam dengan alat perekam kecil dan dibuat transkripnya kemudian.Bagikan
hasil notulen dengan segera
Hasil notulen harus dibagikan
kepada semua orang yang menghadiri rapat itu.
·
Arsipkan hasil notulen untuk referensi
kemudian
Notulen harus
disimpan di arsip yang sesuai sehingga terdapat catatan permanen mengenai rapat
itu untuk referensi mendatang.
BAB IV
PENUTUP
Kesimpulan
Pengertian Rapat
Merupakan suatu
pembahasan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah. Pertemuan
yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan
cara yang akan ditempuh. Kegiatan yang sudah terperinci agendanya dalam
kerangka pembahasan masalah yang dihadapi hingga pemutusan jalan keluar yang
akan dihadapi dan lain sebagainya.
Sekretaris yang
professional harus memiliki skill yang bagus serta cekatan dalam menjalankan
tugasnya seperti mengatur jalannya rapat mulai dari mempersiapkan, pelaksanaan,
sampai mencatat hasil rapat. Maka seorang sekretaris harus mmengetahui tatacara
dan hal – hal apa saja yang harus ada dan perlu diperhatikan demi kelancaran rapat
tersebut. Itu merupakan tugas sekretaris dalam rapat.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar